Posting ini inspired by buku Getting Things Done by David Allen. Bisa dipesan lewat Kutukutubuku.com juga 🙂

Now, have you ever felt so busy that 24 hours a day is never enough and you wish that you had more than that? Well… mungkin kita perlu kaji ulang produktivitas dan cara kita mengatur waktu dan tugas-tugas kita.

Picture this.

Hari ini, Anda mendapat proyek baru (lagi!) dari bos, ada permintaan data dari divisi lain, baru saja ditelepon mertua untuk mengatur pesta keluarga, saudara Anda mengajak untuk berpartner dalam bisnis sampingan yang menjanjikan, ada tawaran menulis artikel di majalah dari seorang teman, dan anak Anda ulang tahun minggu depan.

Bagaimana kedengarannya? Ruwet dan pusing? Pasti. Itu jika kita simpan semua di dalam otak.

Declutter your mind, NOW!

1. Tuangkan

Maybe you think you can handle your short term memory, tapi pada akhirnya kemungkinan besar sebagian kecil yang Anda ingat bisa hilang, dan bisa saja sebagian kecil itu adalah hal terpenting dari yang perlu Anda ingat 🙂 Segera tulis hal-hal yang perlu Anda ingat/lakukan di To-do list.

Untuk hal-hal bersifat tambahan, dapat dibuat Memo List. Antara lain:

• Clients
• Dates (Misalnya birthday dates)
• Ideas (Ide-ide gila yang muncul kapan saja dimana saja)
• Key people (Orang-orang penting yang perlu diperhatikan dan di-follow up)
• Meeting Check List
• Travel Check List

2. Proses

To-do list sudah dibuat, sekarang apa? Perhatikan kembali daftar Anda. Teliti satu persatu.

Jika tidak dapat dilakukan tindakan (action), masukkan dalam daftar Reference, Later Action atau hilangkan sama sekali. Contohnya, to-do: Menghentikan proyek pembangunan Busway. Karena tidak mungkin dilakukan action terhadap to-do yang satu ini, maka Anda bisa menghilangkannya sama sekali. CORET dari daftar.

Jika dapat dilakukan tindakan (action), putuskan Next Action segera yang dapat Anda lakukan sendiri (jika tindakan memakan waktu kurang dari dua menit), atau task tersebut bisa Anda delegasikan (masuk dalam daftar Waiting For), atau jika tidak memerlukan solusi cepat dapat dimasukkan dalam daftar Reminder/Calendar dan Someday/Maybe.

Jika satu atau dua kali action, kerjaan belum selesai juga, maka kita namakan ini sebagai Project dan masukkan dalam daftar Project.

3. Review

Lihat kembali Calendar dan Action List setiap hari (atau kapan saja memungkinkan)

4. Lakukan

Buat prioritas dalam tindakan berdasarkan context pengerjaan, apa yang dapat segera dilakukan, waktu yang tersedia, serta energi yang Anda punya.

Get Things Done Tools

GTDInbox

Recommended Tools (Firefox Extension untuk Gmail) untuk orang yang merasa pusing dengan banyaknya email berisi tasks/to-do masuk ke inbox dan bingung bagaimana mengaturnya dengan lebih efektif.

MonkeyGTD

Website yang simple dan free untuk mengaplikasikan formula Get Things Done sesuai apa yang sudah Saya sampaikan di atas. Bisa di download dan digunakan secara offline lagi 🙂

Okay… now STOP READING this article and Get Things Done! 😛